Wyjaśniamy, czym jest system w administracji, jakie są jego funkcje, jak są zbudowane i jakie istnieją typy.
Czym jest system w administracji?
System w kierownictwo składa się z zestawu procesy które muszą być wykonane przez członków organizacji, aby osiągnąć wcześniej ustalone cele.
W tych systemach muszą objąć każdą jednostkę administracyjną i określić, jaka jest rola każdego pracownika i jakie ma zadania do wykonania, aby osiągnąć określony poziom sprzedaży i produkcji, który przekłada się na większe korzyści dla firmy. biznes.
Ułatwia to działanie organizacja, pozwala kontrolować wydajność każdego pracownika i przeprowadzać audyty.
W ostatnich latach organizacje zdecydowały się na specjalizację pracownicy, przypisanie Móc zgodnie z poziomami zajmowanymi w hierarchii i podziałem pracy. Wszystko to ułatwia i przyspiesza podejmowanie decyzji aby osiągnąć cele i cele organizacji.
Podejmując decyzje, pracownicy opierają się na informacjach, które znajdują odzwierciedlenie w systemie zarządzania.
Systemy dbają o trzy rzeczy:
- Wspieraj zadania operacyjne.
- Kompiluj i przechowuj dane.
- Generuj informacje.
Systemy składają się z następujących elementów:
- Element dostarczający materiał do działania systemu.
- Cel, dla którego system został utworzony.
- Zjawisko, które generuje zmiany: zamiana nakładów na produkty.
- Sprzężenie zwrotne. Porównuje wyniki z zestawem wcześniej ustalonych kryteriów i opiera się na tych kryteriach, aby kontrolować wyniki.
- Kontekst, w którym znajduje się system. ten środowisko stale współdziała z systemem.
Rodzaje systemów zarządzania
W firmach można spotkać następujące rodzaje systemów zarządzania:
- Kontrola procesu biznes. Systemy kontrolujące procesy biznesowe i obsługujące procesy fizyczne i przemysłowe.
- Przetwarzanie transakcji. Systemy skomputeryzowane stosowane na podstawowych poziomach hierarchii organizacyjnej (na poziomie operacyjnym). Rejestrowane są w nich codzienne transakcje, które umożliwiają działanie organizacji.
- Wsparcie w podejmowanie decyzji. Systemy komputerowe, które będą używane przez jednego lub więcej określonych menedżerów. wschód System informacyjny skomputeryzowana działa jako wsparcie w podejmowaniu decyzji wokół problemu, który należy rozwiązać.
- Informacje o kierownictwo. Systemy te gromadzą informacje z różnych źródeł, a następnie przetwarzają je w statystyki, raporty lub w inny użyteczny format. Informacje te są wykorzystywane przez przełożonych i menedżerów jako surowiec za podejmowanie decyzji związanych z zarządzaniem firmą.
- Współpraca biznesowa. Systemy te należą do najczęściej używanych i pomagają dyrektorom organizacji kontrolować przepływ informacji w pomieszczeniu. Należą do nich systemy multimedialne, przesyłanie plików lub e-mail.
- Informacje wykonawcze. Są to systemy, które dostarczają menedżerom wyższego szczebla informacji zewnętrznych i wewnętrznych w celu podejmowania decyzji. Są łatwe i szybkie w dostępie i prezentują informacje w formie graficznej. Dostarczają ogólnych informacji, które w prosty sposób przedstawiają wykres operacji jako całości.
W zależności od ich charakteru systemy mogą być:
- Otwarty. Następuje wymiana elementów i informacji z otoczeniem, a wpływ zewnętrzny modyfikuje wyniki, zachowania i działania. Na przykład firma.
- Zamknięte Żadne informacje ani elementy nie są wymieniane z środowisko: są to systemy zamknięte na wszelkiego rodzaju wpływy. Na przykład maszyny.
Inne rodzaje systemów to:
- Abstrakcyjny Składają się z ogólnych pojęć, liczb, doktryn filozoficznych, hipoteza, pomysły, plany czy języki. Czy on jest "oprogramowanie”.
- Beton Składają się z elementów materialnych, takich jak sprzęt czy maszyny. Czy on jest "sprzęt komputerowy”.
- Operacyjny. Dedykowane są do przetwarzania informacji (które zazwyczaj są powtarzalne) oraz przygotowywania raportów.
- Informacyjny. Odpowiadają za przechowywanie i przetwarzanie danych oraz służą do podejmowania decyzji zgodnych z celami i zadaniami organizacji.
- Dyrektorzy. Działa na danych, które nie zostały wcześniej wybrane ani przekształcone.
Ogólna teoria systemów zarządzania
Ogólna teoria systemów wywodzi się z pism Ludwinga von Bertalanffy (niemiecki biolog), opublikowanych w latach 50. i 60. Teoria ta nie ma na celu rozwiązywania przeszkód ani dostarczania praktycznych rozwiązań. Jednak wiedza o tym pomaga analiza kontekst przy podejmowaniu decyzji w organizacji.
Ten nurt uważa, że właściwości każdego systemu nie mogą być badane jako oddzielne elementy, ale muszą być traktowane łącznie.
Niektóre cechy teorii systemów są następujące:
- Widok systematyczny. Każda organizacja jest uważana za system, który składa się z pięciu części: wejścia, wyjścia, procesu, środowiska i informacji zwrotnej.
- Wielowymiarowy. Do każdej firmy podchodzimy z perspektywy makroskopowej i mikroskopowej. Pierwszy odnosi się do tego w odniesieniu do ich kraju lub społeczność a drugi uwzględnia jego jednostki wewnętrzne.
- Dynamizm. Interakcja zachodząca w firmie jest uważana za proces dynamiczny.
- Zdolność adaptacji. Weź pod uwagę, że organizacje są systemami adaptacyjnymi. Jeśli nie wykorzystają tej cechy, nie przetrwają modyfikacji kontekstu.
- Opisowy Ma na celu scharakteryzowanie cech organizacji i jej administracji. Plazma cele Y metody i opisuje zjawiska organizacji.
- Wieloprzyczynowość. Uważa, że zdarzenie może być konsekwencją różnych współzależnych i powiązanych czynników.
- probabilistyczny. Przyznaje, że zmienne można je analizować predykcyjnie, a nie na podstawie pewników.